Про затвердження деяких нормативно-правових актів з питань державної реєстрації актів цивільного стану

НАКАЗ  МІНІСТЕРСТВА ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ 30.12.2013 № 2804/5
Зареєстровано в Міністерстві  юстиції України  31 грудня 2013 р.  за № 2241/24773
Про затвердження деяких нормативно-правових актів з питань державної реєстрації актів цивільного стану
Відповідно до частини четвертої статті 25 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» , Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів , затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884, із змінами, та з метою приведення нормативно-правових актів у відповідність до вимог законодавства
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити такі, що додаються:
1) Порядок, умови і строки зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів;
2) Перелік документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, зі строками їх зберігання.
2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 4 листопада 2002 року № 94/5 «Про затвердження Умов зберігання книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг у відділах реєстрації актів цивільного стану та порядку передачі цих книг на зберігання до державних архівів, Переліку документів відділів реєстрації актів цивільного стану зі строками їх зберігання», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 04 листопада 2002 року за № 866/7154.
3. Департаменту взаємодії з органами влади (Анохін О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».
4. Начальникам головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві і Севастополі забезпечити створення належних умов зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.
5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної реєстраційної служби Ворону Д.М. та директора Департаменту взаємодії з органами влади Анохіна О.В.
Міністр                       О. Лукаш

ЗАТВЕРДЖЕНО  Наказ Міністерства  юстиції України  30.12.2013 № 2804/5
Зареєстровано в Міністерстві  юстиції України  31 грудня 2013 р.
за № 2241/24773 ПОРЯДОК, УМОВИ І СТРОКИ

зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів
І. Загальні положення
1. Книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги, складені церквами, полковими церквами, кірхами, костьолами, мечетями та синагогами до утворення органів державної реєстрації актів цивільного стану (далі — метрична книга), які зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану, є складовою частиною Національного архівного фонду та власністю держави.
2. Книги державної реєстрації актів цивільного стану формуються з актових записів цивільного стану, складених органами державної реєстрації актів цивільного стану на паперових носіях.
ІІ. Місце та строки зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг
1. Книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції (далі — відділ державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції), а також у відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі — відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції) протягом 75 років з часу складання актових записів цивільного стану, метричних записів, включених до цих книг.
Перебіг строку зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг починається з 01 січня року, наступного за роком складання актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до цих книг, та закінчується 31 грудня останнього (сімдесят п’ятого) року їх зберігання у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.
Перебіг строку зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, до яких включено актові записи цивільного стану (метричні записи) одного виду за декілька років, починається з 1 січня року, наступного за роком складання останніх актових записів цивільного стану (метричних записів) та закінчується 31 грудня останнього (сімдесят п’ятого) року їх зберігання у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.
2. Книги державної реєстрації актів цивільного стану, до яких включені одні з примірників актових записів цивільного стану, складених на території району (міста), у тому числі виконавчими органами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану територіальних управлінь юстиції.
3. Книги державної реєстрації актів цивільного стану, до яких включені другі з примірників актових записів цивільного стану, складених на території району (міста), у тому числі виконавчими органами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних управлінь юстиції.
4. Метричні книги зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану територіальних управлінь юстиції, а також у відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних управлінь юстиції.
5. Книги державної реєстрації актів цивільного стану, до яких включені одні з примірників актових записів цивільного стану, складених у дипломатичних представництвах та консульських установах України, зберігаються у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції у місті Києві разом з документами, на підставі яких зазначеними закордонними установами проведено державну реєстрацію актів цивільного стану.
Книги державної реєстрації актів цивільного стану, до яких включені другі з примірників актових записів цивільного стану, складених у дипломатичних представництвах та консульських установах України, зберігаються у відділі державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби Головного управління юстиції у Київській області.
ІІІ. Оформлення та облік книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг
1. Оформлення книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги передбачає нумерацію аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до цієї книги, складання внутрішнього опису, засвідчувального напису, оправлення книги в тверду обкладинку, оформлення обкладинки та титульного аркуша.
2. Книга державної реєстрації актів цивільного стану формується з актових записів цивільного стану одного виду в хронологічному порядку відповідно до дати їх складання за районами (містами), а в межах району — в алфавітному порядку за сільськими, селищними, міськими (крім міст обласного значення) радами.
3. До книги державної реєстрації актів цивільного стану включається 250 актових записів цивільного стану одного виду, складених протягом календарного року.
Якщо протягом року складено менше ніж 250 актових записів цивільного стану, допускається включення до книги державної реєстрації актів цивільного стану актових записів цивільного стану одного виду за декілька років.
Метричні книги, які оформлено у попередні роки та в яких об’єднано метричні записи за декілька років, не розшиваються з метою виділення метричних записів певного року та включення їх в окрему книгу, якщо це призведе до псування аркушів метричних записів, тексту цих записів або всієї книги.
4. Включені до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги аркуші актових записів цивільного стану (метричних записів) нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Для нумерації аркушів не можна застосовувати чорнило, пасту або кольорові олівці.
Аркуші внутрішнього опису книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги нумеруються окремо.
У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів) здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.
У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів) допускається застосування літерних номерів аркушів, наприклад 1а, 195б.
5. Книга державної реєстрації актів цивільного стану, метрична книга розпочинається з титульного аркуша, виготовленого друкарським способом (додаток 1), який забороняється наклеювати на обкладинку книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги. У разі зміни найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану упродовж періоду зберігання книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги на титульному аркуші зазначається нове найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану, а попереднє береться в дужки.
6. Після титульного аркуша на окремих аркушах складається внутрішній опис документів справи (книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги) за формою, наведеною у додатку 2 до цього Порядку.
Якщо книгу державної реєстрації актів цивільного стану, метричну книгу оправлено без внутрішнього опису, то бланк опису підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки книги.
В окремих випадках на письмовий запит суду (судді), органів дізнання чи досудового слідства у зв’язку зі справами, що перебувають у їх провадженні, здійснюється вилучення оригіналів актових записів цивільного стану. Про вилучення оригіналів актових записів цивільного стану складається акт у двох примірниках, перший з яких залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, а другий передається відповідному органу. З актових записів цивільного стану, що вилучаються, знімаються їх копії, які засвідчуються працівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану.
Зміни складу книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги (вилучення актових записів цивільного стану (метричних записів), заміна оригіналів актових записів цивільного стану (метричних записів) копіями) відображаються у графі «Примітка» внутрішнього опису з посиланням на відповідні документи (судове рішення, постанову (ухвалу) суду, постанову та протокол про вилучення документів тощо), і до внутрішнього опису робиться новий підсумковий запис.
7. З метою обліку кількості аркушів у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі та фіксації особливостей їх нумерації на окремому аркуші складається засвідчувальний напис справи (книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги) (додаток 3), що вміщується наприкінці книги.
Усі наступні зміни у формуванні та стані книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі (пошкодження аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів), заміна оригіналів актових записів цивільного стану (метричних записів) копіями) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний документ (акт, протокол, судове рішення, постанову (ухвалу) суду, постанову та протокол про вилучення документів тощо).
У разі великого обсягу перенумерації аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів) у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.
8. Книга державної реєстрації актів цивільного стану, метрична книга оправляються у тверду обкладинку, при цьому вилучаються металеві кріплення (скріпки, шпильки).
На корінці обкладинки книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги згори зазначаються: умовний знак виду актового запису цивільного стану (додаток 4); рік/роки складання актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до книги; найменування районів, міст обласного значення, селищ, сіл, міст, на території яких складені актові записи цивільного стану (метричні записи); крайні дати — дата складання першого та останнього за хронологією актових записів цивільного стану (метричних записів); номер книги за порядком у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.
На лицьовому боці обкладинки книги у правому верхньому та лівому нижньому кутах зазначаються номери архівного фонду, опису та справи.
Написи на обкладинці (корінці) книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги робляться друкарським способом або чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.
9. З метою забезпечення збереженості та контролю за наявністю і рухом книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг після їх оформлення книги вносяться до книги обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг (додаток 5). Книга державної реєстрації актів цивільного стану, у якій вміщено актові записи цивільного стану одного виду за декілька років, а також метрична книга, об’єднана за декілька років, обліковуються у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг за останнім роком складання актових записів цивільного стану (метричних записів).
10. Аркуші у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг прошиваються та нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором.
З метою обліку аркушів у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг на окремому аркуші складається засвідчувальний напис, що вміщується на зворотному боці останнього чистого аркуша цього журналу.
Узасвідчувальному написі, який підписується керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану або сектору з архівної роботи відділу державної реєстрації актів цивільного стану, зазначається цифрами і словами кількість аркушів у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричнихкниг.
11. Щороку відділи державної реєстрації актів цивільного стану територіальних та головних управлінь юстиції складають опис справ постійного зберігання (далі — опис справ) (додаток 6) щодо книг державної реєстрації актів цивільного стану окремо від інших справ постійного зберігання у чотирьох примірниках. Окремо складається опис метричних книг за аналогічною формою.
Опис справ складається посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у відділі державної реєстрації актів цивільного стану.
До кожного річного опису справ постійного зберігання складається передмова, у якій висвітлюються особливості формування і описування справ, їх систематизації в описі.
Передмова підписується посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, та керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану.
12. Графи опису справ заповнюються відповідно до відомостей, внесених до титульного аркуша та внутрішнього опису книги державної реєстрації актів цивільного стану (метричної книги).
У графах 4, 5 «Дата справи (тому, частини)» опису справ зазначаються крайні дати складання актових записів цивільного стану — дата першого та дата останнього за хронологією актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги.
Графа 7 «Примітка» опису справ використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про наявність копій актових записів цивільного стану (метричних записів) у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі.
При внесенні до опису справ кількох книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги, а всі інші однорідні книги у графі 3 «Заголовок справи (тому, частини)» позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про ці книги вносяться до опису справ повністю. На кожному новому аркуші опису справ заголовок відтворюється повністю.
13. Після схвалення експертною комісією (ЕК) відповідного управління юстиції описи справ подаються на розгляд експертно-перевірної комісії (ЕПК) відповідно до Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей або міст Києва і Севастополя (далі — державний архів). Схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) описи справ затверджує начальник відділу державної реєстрації актів цивільного стану, у якому зберігаються книги державної реєстрації актів цивільного стану.
Один примірник опису справ направляється до відповідного державного архіву, другий зберігається у справах відділу державної реєстрації актів цивільного стану як недоторканний. Третій та четвертий примірники опису справ використовуються для поточного пошуку книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.
ІV. Перевіряння наявності та стану справ
1. У відділах державної реєстрації актів цивільного стану територіальних та головних управлінь юстиції проводиться перевіряння наявності та стану документів постійного зберігання щодо книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у плановому порядку один раз на 5 років, а також перед передаванням документів на постійне зберігання до відповідного державного архіву.
Позапланове перевіряння наявності та стану книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг проводиться:
після переміщення документів в інше архівосховище;
після ліквідації надзвичайних ситуацій;
у разі зміни керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану або особи, відповідальної за ведення діловодства;
під час реорганізації або ліквідації установи;
за інших обставин у разі виникнення загрози втрати або пошкодження документів.
2. Перевіряння наявності та стану справ проводиться працівниками відділу державної реєстрації актів цивільного стану або комісією, яку створює керівник реєстраційної служби Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі.
Перевіряння наявності та стану книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг проводиться шляхом звіряння заголовків та інших реквізитів опису справ з описуванням справ на титульному аркуші та внутрішньому описі книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги.
Фізичний стан книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг визначається шляхом їх візуального поаркушного переглядання та ідентифікації документів усередині справи.
3. Під час перевіряння складається аркуш перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання (додаток 7), у якому фіксуються всі виявлені недоліки. На кожний опис справ складається окремий аркуш перевіряння.
4. Після завершення перевіряння в кожному описі справ після засвідчувального напису вноситься запис «Перевірено», проставляються дата перевіряння та підписи осіб, які перевіряли справи цього опису.
5. У разі виявлення в описі справ необлікованих літерних, вільних, пропущених номерів справ складається новий опис справ у наведеному вище порядку.
6. Акт перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання (додаток 8) складається після перевіряння наявності та стану документів, і до нього додається аркуш перевіряння наявності та стану документів.
7. Якщо перевірянням установлено нестачу справ, організовується їх розшук. Для цього необхідно: вивчити книгу обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг; перевірити в архівосховищі справи, що розміщені поруч; вивчити документи справи, у першу чергу акти передавання справ на постійне зберігання до відповідного державного архіву, а також аркуші попередніх перевірок наявності та стану справ постійного зберігання.
Розшук невиявлених справ постійного зберігання проводиться впродовж року після закінчення перевіряння наявності та стану справ.
8. Справи, знайдені під час розшуку, уміщуються у відведені їм в архівосховищі місця. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів справ та книги обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.
Документами, що підтверджують відсутність справ, можуть бути: акт приймання-передавання справ на постійне зберігання (додаток 9), акт про невиправні пошкодження справ (додаток 10).
9. Якщо розшук відсутніх справ безрезультатний і їх відсутність не підтверджена документально, вони залишаються в розшуку і на кожну справу заповнюється картка обліку невиявленої справи (додаток 11).
10. У разі зміни керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції для приймання-передавання справ наказом реєстраційної служби Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі — головне управління юстиції) створюється комісія у складі не менше трьох осіб, у тому числі представника відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції або іншого працівника реєстраційної служби головного управління юстиції.
11. Під час приймання-передавання перевіряються наявність, стан та умови зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, що знаходяться на зберіганні у відділі, а також обліково-довідкового апарату до них (описи справ, книги обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, алфавітних журналів); стелажного обладнання, протипожежної та охоронної сигналізації.
Наявність і стан книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, що знаходяться на зберіганні у відділі, а також обліково-довідкового апарату до них, обладнання та інвентарю архівосховища відображаються в акті приймання-передавання справ постійного зберігання під час зміни керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану (додаток 12). За аналогічною формою складається акт під час зміни особи, відповідальної за ведення діловодства, який підписується цією особою та керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану.
12. У випадку виявлення нестачі книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, що знаходяться на зберіганні у відділі, а також обліково-довідкового апарату до них, обладнання та інвентарю архівосховища комісія негайно інформує керівника реєстраційної служби головного управління юстиції для вжиття заходів щодо пошуку документів та майна з дотриманням вимог підпункту 4.5.4 пункту 4.5 глави 4 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій , затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08 травня 2001 року за № 407/5598 (із змінами) (далі — Правила роботи архівних підрозділів).
V. Порядок передачі книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг до державних архівів
1. Передача книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг на постійне зберігання до державного архіву здійснюється щороку після закінчення сімдесяти п’яти років зберігання їх у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.
Відділ державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції здійснює підготовку книг державної реєстрації актів цивільного стану та метричних книг для передачі їх до відповідного державного архіву, яка полягає в перевірянні правильності формування та оформлення кожної книги, описів справ відповідно до вимог цього Порядку.
Працівники відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції усувають недоліки, виявлені під час перевіряння.
2. Передача відділом державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг і обліково-довідкового апарату до них до відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції оформлюється актом про передачу книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг та обліково-довідкового апарату до них (додаток 13).
Під час першого передавання документів до державного архіву відділом державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції подається історична довідка про цей відділ та його документи, яка складається з дотриманням вимог пункту 7.3 глави 7 Правил роботи архівних підрозділів .
У разі подання історичної довідки при попередній передачі книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг до відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції подається доповнення до історичної довідки з відомостями про зміни в найменуванні, підпорядкуванні, функціях відділу, що відбулися за цей час, тощо.
3. Перед передаванням книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг на постійне зберігання до державного архіву відділом державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції спільно з представником державного архіву проводиться перевіряння фізичного та санітарно-гігієнічного стану книг. Виявлені недоліки підлягають усуненню шляхом проведення відділом державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції дезінфекції, знепилення, реставрації тощо.
4. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції проводить порівняння (зіставляння) кожного актового запису цивільного стану (метричного запису) з другим його примірником, включеним до книги, що зберігається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції.
Якщо актовий запис цивільного стану (метричний запис), включений до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги, що передається до державного архіву, не містить змін, які внесені до другого його примірника у випадках, передбачених законодавством, то відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції вносить до нього відповідні зміни, яких бракує.
Запис про внесення змін повинен містити, крім найменування, дати документа, на підставі якого вони були внесені до другого примірника актового запису цивільного стану (метричного запису), вказівку про те, що зміни внесені при порівнянні актового запису цивільного стану (метричного запису) з другим його примірником. Проведений запис засвідчується підписом керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції та печаткою відділу.
5. Якщо до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції не включено актовий запис цивільного стану (метричний запис), другий примірник якого зберігається у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції, то ці книги розшиваються.
Необхідний актовий запис цивільного стану (метричний запис) вилучається з книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції та включається до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції.
Сформована таким чином книга державної реєстрації актів цивільного стану, метрична книга відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції знову прошивається, її аркуші нумеруються та складається засвідчувальний напис, що вміщується наприкінці книги та підписується керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції.
В аналогічному порядку у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції замінюються невиправно пошкоджені актові записи цивільного стану (метричні записи) на ті записи, які збереглися в кращому стані.
6. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції передає до державного архіву книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричні книги і обліково-довідковий апарат до них згідно з графіком, затвердженим керівниками цього відділу та державного архівну.
Передавання здійснюється за описами справ у трьох примірниках у присутності керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.
Наприкінці кожного примірника опису справ цифрами та словами зазначаються фактична кількість книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, переданих до державного архіву, дата приймання-передавання і проставляються підписи осіб, що здавали та приймали книги.
Передавання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг оформлюється актом приймання-передавання справ на постійне зберігання, що складається у двох примірниках.
Трипримірники опису справ та один примірник акта приймання-передавання справ на постійне зберігання разом з книгами державної реєстрації актів цивільного стану, метричними книгами, обліково-довідковим апаратом до них передаються до державного архіву; один примірник опису справ разом з примірником акта приймання-передавання справ на постійне зберігання повертається у відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції.
Відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції направляє копії опису справ та акта приймання-передавання справ на постійне зберігання до відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції.
7. Після передавання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг до державного архіву пошкоджені примірники актових записів цивільного стану, які були замінені при передаванні, а також книги, до яких включено другі примірники актових записів цивільного стану, які залишились у відділі державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції, підлягають знищенню, про що складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 14).
Знищення проводиться після погодження цього акта ЕПК відповідного державного архіву та затвердження керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану шляхом спалення або подрібнення актових записів цивільного стану, книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг. При знищенні шляхом подрібнення паперова маса направляється для утилізації. Не допускається утилізація актових записів цивільного стану, книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг без подрібнення.
8. Після передавання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг до державного архіву у графі «Примітка» книги обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, описів справ зазначаються причина вибуття цих документів, назва, дата і номер документа, що став підставою для їх виключення із списку, наприклад: «Книги державної реєстрації народжень з № 19 по № 29 вибули у зв’язку з передаванням до Державного архіву Донецької області. Акт приймання-передавання справ на постійне зберігання від 20 січня 2013 року № 1»; «Книгу державної реєстрації смертей № 176 розформовано під час підготовки документів до передавання на постійне зберігання до Державного архіву Донецької області. Актові записи цивільного стану № 25, № 129 цієї книги включено до книги державної реєстрації смертей № 12, що передана на постійне зберігання до Державного архіву Донецької області, акт приймання-передавання справ на постійне зберігання від 20 січня 2013 року № 2. Інші актові записи цивільного стану книги державної реєстрації смертей № 176 знищено. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, від 25 січня 2013 року № 1»; «Книгу державної реєстрації смертей № 176 знищено після передавання документів на постійне зберігання до Державного архіву Донецької області. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, від 25 січня 2013 року № 1».
VІ. Умови зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану та метричних книг в архівосховищах відділів державної реєстрації актів цивільного стану
1. Для зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг та створення необхідних умов для роботи з ними у приміщенні відділу державної реєстрації актів цивільного стану виділяється спеціально обладнане для цього архівосховище.
За відсутності архівосховища у відділі державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції книги державної реєстрації актів цивільного стану і метричні книги зберігаються в металевих шафах, які в кінці робочого дня опечатуються.
2. Робочі кімнати працівників відділу державної реєстрації актів цивільного стану повинні бути відокремлені від архівосховища.
3. Архівосховище має бути відділене від виробничих, складських, лабораторних та побутових приміщень, де зберігаються або застосовуються вогненебезпечні, хімічні речовини, харчові продукти, і не повинно мати з ними спільних вентиляційних каналів.
У сховищі забороняється прокладання газових, водопровідних, каналізаційних та інших магістральних трубопроводів.
Якщо архівосховище розташоване на першому поверсі, то на вікнах установлюються відкидні металеві ґрати та охоронна сигналізація.
Обладнання архівосховищ здійснюється з урахуванням вимог пункту 8.5 глави 8 Правил роботи архівних підрозділів (зі змінами).
Зовнішні двері архівосховища ізолюються металом та в неробочий час опечатуються.
Архівосховище відмикається і замикається у присутності керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану (сектору з архівної роботи відділу державної реєстрації актів цивільного стану).
4. Архівосховище має відповідати протипожежним нормам, встановленим законодавством, та бути обладнане пожежною сигналізацією і засобами пожежогасіння.
В архівосховищі забороняються паління, застосування нагрівальних електроприладів, а також зберігання сторонніх предметів.
На випадок виникнення пожежі, повені та інших надзвичайних ситуацій, а також зловмисного проникнення в приміщення архіву сторонніх осіб у відділі державної реєстрації актів цивільного стану складається план заходів, у якому передбачаються шляхи евакуації і місце укриття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг та інших документів, що знаходяться в архівосховищі, додаються перелік і загальна кількість справ, що підлягають евакуації, список працівників, відповідальних за цю роботу, заходи з охорони документів у місцях евакуації та укриття. Зазначений план заходів затверджується в установленому законодавством порядку.
5. В архівосховищі забезпечуються відповідний температурно-вологісний і світловий режими зберігання: температура повітря +17-° — +19-° С і відносна вологість — 50 — 55 %, для виміру яких подалі від опалювальних та вентиляційних систем встановлюються термометри і гігрометри (психрометри). В архівосховищах з нерегульованим кліматом рекомендовано встановлення кондиціонерів, зволожувачів повітря.
Показники контрольно-вимірювальних приладів щотижня фіксуються у спеціальному журналі. Перевіряння роботи зазначених приладів здійснюється щороку.
Проведення санітарно-гігієнічних робіт в архівосховищі здійснюється з дотриманням вимог пункту 8.4 глави 8 Правил роботи архівних підрозділів .
6. Книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричні книги розміщуються на стелажах у хронологічному порядку за роками, в межах років — за видами, з урахуванням вимог, встановлених пунктом 8.6 глави 8 Правил роботи архівних підрозділів .
7. Вхід в архівосховище та ознайомлення із записами в книгах державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книгах дозволяється тільки працівникам відділу державної реєстрації актів цивільного стану у порядку, визначеному керівником відділу.
Директор Департаменту взаємодії з органами влади     О.В. Анохін